E-Rechnung verstehen

Wann Sie eine Abschlagsrechnung, eine Anzahlungsrechnung oder eine Teilrechnung schreiben, wie die Schlussrechnung alle Zwischenzahlungen korrekt abzieht — und welcher Dokumententyp-Code in der E-Rechnung dafür zulässig ist.

Kleinunternehmer brauchen keine doppelte Buchführung, sondern eine Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Welche Belege Sie sammeln, wie lange Sie sie aufbewahren, ob ein Programm nötig ist — und was der E-Rechnungs-Empfang seit 2025 daran ändert.

Wann Ihr Kunde in Verzug gerät, wie viele Mahnstufen tatsächlich nötig sind, welche Zinsen und welche Pauschale das Gesetz vorsieht — mit Textvorlagen für die Zahlungserinnerung und die zweite Mahnung.

Wie eine Fotografen-Rechnung aufgebaut ist: Aufnahme und Nutzungsrechte getrennt ausweisen, Anzahlung und Schlussrechnung sauber verrechnen, Reisekosten richtig einordnen — und warum die Frage 7 oder 19 % an der Einräumung von Rechten hängt.

Warum eine Handwerkerrechnung Arbeitszeit und Material getrennt ausweisen muss, was Privatkunden für § 35a EStG brauchen, wie Abschläge und Gewährleistungseinbehalt abgerechnet werden — und wann Bauleistungen ohne Umsatzsteuer fakturiert werden.

§ 14 Abs. 4 UStG verlangt eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer — aber nicht eine lückenlose. Was erlaubt ist, was nicht, welche Nummernkreise sich für Storno und Anzahlungen bewähren und wo die Nummer in der E-Rechnung steht (BT-1).

Wann die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht, welcher Satz zwingend auf die Rechnung gehört, wie sich Reverse Charge von der innergemeinschaftlichen Lieferung unterscheidet — und welche Steuerkategorie die E-Rechnung dafür verlangt.

Wie Sie Skonto korrekt formulieren, warum die XRechnung dafür ein festes Textmuster wie #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00# verlangt, was die Regel BR-DE-18 genau prüft — und wie sich Skonto auf die Umsatzsteuer auswirkt.

Warum eine verschickte Rechnung nicht gelöscht werden darf, wann Sie stornieren und wann korrigieren, was das Wort „Gutschrift“ im deutschen Umsatzsteuerrecht wirklich bedeutet — und welcher Typ-Code samt Pflichtverweis in die E-Rechnung gehört.

DATEV ist auf Steuerberater zugeschnitten. Wer nur E-Rechnungen empfangen, prüfen und ablegen muss, kommt ohne DATEV-Konto aus. Die Alternativen im Vergleich — mit dem, was DATEV kostenlos lässt und was nicht.

Ein Großkunde stellt auf SAP-gestützte E-Rechnung um und schickt Formatvorgaben. Was davon Pflicht ist, was Verhandlungssache, und wie kleine Lieferanten ohne teure Anbindung liefern können.

Kostenlose Tools für E-Rechnungen im Vergleich: empfangen, prüfen, lesen, erstellen und archivieren. Was gratis funktioniert, wo die Gratis-Angebote enden und worauf Sie bei „kostenlos“ achten müssen.

Empfangen müssen alle seit dem 1.1.2025, ausstellen ab 2027 oder 2028. Was das Gesetz unter einer elektronischen Rechnung versteht, warum ein normales PDF keine ist — und was E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD miteinander zu tun haben.

Welche Vorschriften bei der E-Rechnung wirklich gelten: E-Rechnungsverordnung (ERechV) für Bundesbehörden, § 14 UStG für alle Unternehmen und das BMF-Schreiben als Auslegung — sortiert und in einfachem Deutsch.

GoBD ohne Beamtendeutsch: welche Aufbewahrungsfristen gelten, was „unveränderbar“ praktisch bedeutet, warum der Ausdruck einer E-Rechnung nicht reicht und wie eine saubere Ablage für kleine Betriebe aussieht.

Lexware Office (früher lexoffice) und E-Rechnungen: Der Empfang ist in allen Tarifen ab 7,90 € netto enthalten, der Versand von XRechnung und ZUGFeRD ab Tarif M für 12,90 €. Was das für Ihre Entscheidung bedeutet — mit kostenloser Alternative für Empfang und Prüfung.

Was § 19 Abs. 1 UStG regelt, welche Umsatzgrenzen seit 2025 gelten, welcher Hinweis auf die Rechnung gehört und warum ein ausgewiesener Steuersatz teuer wird — plus: was die Kleinunternehmerregelung mit der E-Rechnung zu tun hat.

Peppol, EDI, Portal oder einfach per E-Mail — die vier Übertragungswege für E-Rechnungen im Vergleich: was sie kosten, wer sie braucht und warum der einfachste Weg gesetzlich völlig ausreicht.

Welche Angaben auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehören, welcher Satz zur Umsatzsteuer zwingend ist — und warum Sie als Kleinunternehmer zwar keine E-Rechnung ausstellen, aber jede empfangen können müssen.

Rechnungen digital versenden und empfangen: Für den Empfang reicht ein gewöhnliches E-Mail-Postfach. Warum ein PDF im Anhang trotzdem keine E-Rechnung ist, wann Sie die Zustimmung des Empfängers brauchen und was Sie acht Jahre aufbewahren müssen.

Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG auf einen Blick, die verkürzte Fassung für Kleinbeträge bis 250 €, ein ausgefülltes Beispiel für eine Dienstleistung — und wie dieselben Felder in einer E-Rechnung heißen.

Wie Sie eine Rechnung korrekt erstellen: alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, die Sonderfälle Kleinunternehmer, Kleingewerbe und Privatperson, Rechnungsnummern, Fristen — und ab wann Word und PDF im B2B nicht mehr genügen.

Eine kostenlose Rechnungsvorlage zum Kopieren in Word, dazu die Variante für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, ein Feld-Checkliste für jeden Vordruck, typische Fehler fertiger Muster aus dem Netz — und warum eine Word-Vorlage im B2B nur noch eine Zwischenlösung ist.

sevdesk, Lexware Office und Co. kosten 8 bis 35 € im Monat. Wer E-Rechnungen nur empfangen, prüfen und ablegen muss, braucht das nicht. Der ehrliche Vergleich der Alternativen — mit Preisen, Stand August 2026.

Steuernummer oder USt-IdNr. — eine der beiden Nummern muss auf jede Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG). Welche wann, was Kleinunternehmer angeben, was bei Fehlen passiert und in welchen Feldern die Nummern in der E-Rechnung stehen (BT-31, BT-32).

XRechnung öffnen, anzeigen und in PDF umwandeln: warum der Doppelklick nichts bringt, welche Viewer es gibt und wie Sie die XML-Datei in zwei Sekunden lesbar machen — kostenlos und ohne Installation.

Gültige ZUGFeRD- und XRechnung-Beispieldateien zum Herunterladen, dazu die Erklärung, welche ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung zählen, wie die Validierung nach EN 16931 abläuft und wie Sie das XML aus einer PDF herausholen.

Wie Sie ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien an die Kanzlei weiterreichen: Upload in DATEV Unternehmen online, Übergabe per E-Mail und was Sie vor dem Weiterleiten prüfen sollten, damit keine Rückfragen entstehen.

Zugpferd, Zugferd, Zugfred, X-Rechnung, E-Abrechnung: die häufigsten Schreibweisen rund um die E-Rechnung, welche davon richtig ist und was der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung bedeutet.

E-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erstellen ohne teure Software: ehrlicher Überblick über Buchhaltungsprogramme, kostenlose Generatoren, den Pflichtangaben-Check und warum Word oder PDF nicht reichen.

Welche Formate gelten als elektronisches Rechnungsformat nach § 14 UStG: XRechnung (XML), ZUGFeRD/Factur-X (PDF+XML) — und warum ein normales PDF oder Scan nicht reicht.

EN 16931 ist die europäische Norm, auf die jede deutsche E-Rechnung zurückgeht. Was sie regelt, aus welchen Teilen sie besteht und was „konform" bei XRechnung und ZUGFeRD bedeutet.

ZUGFeRD ist eine PDF-Rechnung mit eingebauten Daten. Was das Format kann, welche Version und welches Profil für die E-Rechnungspflicht zählt, und wie Sie eine ZUGFeRD-Datei öffnen und prüfen.

So stellen Sie eine XRechnung an den Bund: die Portale ZRE und OZG-RE, die Leitweg-ID richtig eintragen, Schwellenwerte und der häufigste Fehler BR-DE-15.

E-Rechnungen müssen 8 Jahre unverändert aufbewahrt werden, und zwar als XML-Original. Was revisionssicher heißt, warum der E-Mail-Ordner nicht reicht und wie eine bezahlbare Lösung aussieht.

Wie eine E-Rechnung von innen aussieht: XRechnung-Beispiel mit erklärtem XML, Pflichtangaben-Tabelle und gültigen Beispieldateien zum Download.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Was das konkret heißt, was ein E-Mail-Postfach abdeckt und was nicht.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für wen? Alle Fristen und Ausnahmen in einer Tabelle: Empfangspflicht seit 2025, Ausstellungspflicht ab 2027 bzw. 2028, Sonderregeln für Kleinunternehmer.

Kann man ein PDF in eine XRechnung umwandeln? Warum die ehrliche Antwort „nicht direkt“ lautet, welche Wege wirklich funktionieren und wo die Fallen liegen.

Beide sind gültige E-Rechnungen nach EN 16931, aber sie funktionieren verschieden: XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein PDF mit eingebauten Daten. Welches Format wann das richtige ist.